[新人報到] Word2003使用技巧大全1

在默認情況下，我們用Word打開WPS文檔時，系統提示打不開，這是不是就代表Office不能讀取WPS文件呢？其實不是，只要你經過一些簡單的操作，就能達到目的，下面就是具體的方法。

在默認情況下OfficeXP并沒有安裝轉換器，我們可以在安裝時安裝WPS文件轉換器，這樣就可以打開WPS文件了。在光驅中放入OfficeXP安裝光盤，運行安裝程序，并選擇“添加或刪除功能-更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，接著選擇“Office共享功能→轉換和過濾器→文本轉換器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”選項即可。這樣再在Word中單擊“文件→打開”命令時，在打開對話框中的“文件類型”中就可以看到打開“WPSDOS導入”和“WPS文件”兩個選項，分別對應DOS版的WPS文件和WPS97／WPS2000/WPSOffice文件，選中文件就可以在Word中打開。

Word2002在新建文檔任務窗格中顯示了你最近打開的4個文檔的列表，用這種方式可以非常輕松地打開文檔，不過你可能常常會感覺只顯示最近的4個文檔有些不夠用，想在該列表中看到第5個或更多打開過的文檔嗎？方法如下:單擊“工具→選項”命令，打開對話框，然后單擊“常規”選項卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文檔任務窗格中顯示的最近所用文檔的數量，這個數字最高可以指定為9，單擊“確定”按鈕即可。

方法一:單擊“文件→打開”命令下的“打開”對話框，選中要打開的多個文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個文檔后按住Shift鍵，再用鼠標單擊最后一個文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標依次選定文檔;單擊“打開”按鈕即可。

方法二:在“資源管理器”中，選中要打開的多個Word文檔，按下回車鍵，系統會自動啟動Word2002，并將所選文檔全部打開。在選擇文檔時，如果是要選中多個連續文檔，可以按下Shift鍵再用鼠標單擊相應的文件名;如果要選中多個不連續文檔，就按下Ctrl鍵再用鼠標單擊相應的文件名。

方法三:如果文件在不同的目錄中，可以在“資源管理器”的相應目錄中，選中要打開的文檔，按下鼠標左鍵，將文檔拖到任務欄中的Word圖標上（注意:此時的Word中沒有打開的文檔），所選文檔就被打開了;再找到其它目錄，用同樣方法將所選文檔拖到Word圖標上。

選擇“文件”菜單，在菜單最下方會出現最近編輯過的4個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應文檔。

如果希望Word每次啟動時都能自動打開某個文檔，可以通過簡單的宏命令來實現這個功能，方法是

2.在“錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入要建立的宏的名稱，如“auto”，點擊“確定

3.從菜單中單擊“文件”，點擊最近打開文件列表中顯示的某一個文件名

在Word2002中想保存多篇打開的文檔，可以先按住Shift鍵，然后單擊“文件”菜單，這時原來的“保存”命令就變成了“全部保存”命令，單擊它就可以保存所有打開的Word文檔。也可以先按住Shift鍵，然后用鼠標單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖標就變成“全部保存”的圖標，松開鼠標，即保存完畢。

你可以一次性關閉所有打開的文檔，方法是:按住Shift鍵，單擊“文件”菜單，在“文件”菜單中將出現“全部關閉”選項，單擊該命令即可一次性關閉所有打開的文檔，且在關閉文檔前Word將提示你保存所作的改動。

對于打開的多個Word文檔，如果只想關閉其中的幾個文檔（不是全部關閉），可以按下Ctrl鍵再單擊任務欄上要關閉的文檔的圖標，圖標都呈凹下狀態，在圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“關閉組”命令，可將所選中的文檔全部關閉。

用這種方法還可以將所選文檔最小化、還原或最大化。并且此法也適用于其它的0ffice組件，如Excel、PowerPoint、Access等。

“工作”菜單是Word中很少有人知道的一個重要特征，你可以使用“工作”菜單對你常用的Word文檔列表保持輕松訪問。在使用前首先要往菜單欄或工具欄上添加“工作”菜單，方法如下

點擊“工具→自定義”命令，然后點擊“命令”選項卡，在類別框中點擊“內置菜單”，在命令框中點擊“工作”，并把它拖到菜單欄或已顯示的工具欄上。

下面就可以使用“工作”菜單把任何打開的Word文檔添加到你的列表中，操作方法如下

◆要想把當前文檔添加到“工作”菜單中，點擊“工作”菜單上的“添加到工作菜單”命令。

◆要想打開“工作”菜單上的文檔，在“工作”菜單上點擊你想要打開的文檔。

◆要想把一個文檔從工作菜單中移走:按下“Ctrl+Alt+-（破折號鍵）”，你的鼠標指針看起來將像一個大大的粗體底線，在“工作”菜單上點擊你想要移走的文檔。

單擊“窗口→全部重排”命令，這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個文檔存在于一個小窗口中，而且當前也只有標題欄高亮顯示窗口中的那個文檔被激活，若需要切換，可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標即可。你還可以用鼠標按住某窗口的標題欄拖動該窗口，也可將鼠標放在窗口邊沿上拖動鼠標調整窗口的大小。

在默認情況下，Word都將文件存為“Word文檔”格式（DOC格式），但是有時候我們出于特殊的要求，需要把文檔存為其它格式，如TXT、HTML、RTF等。把Word文檔存為其它格式非常方便，只要單擊“文件另存為”命令，然后在“保存”對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”按鈕就行了。但每次這樣做未免有些麻煩，其實，只要我們單擊“工具選項”命令，打開設置窗口，點擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉列表框中把默認的“Word文檔（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預先設定的格式了。

平時大家總是按部就班地單擊“開始→程序→MicrosoftWord”來啟動Word或其它Office組件，然后按下“Ctrl+N”鍵或工具欄上的“新建”按鈕新建文件，這樣顯得有些麻煩。其實我們完全可以進入OfficeXP安裝目錄下的Officel0文件夾，找到OSA．EXE文件，右鍵單擊，選擇“發送到→桌面快捷方式”命令，在桌面上建立OSA的快捷方式。然后在這個OSA快捷方式上右鍵單擊，選擇“屬性”命令，并選擇“快捷方式”選項卡，在“目標”命令行的最后增加“-n”參數，然后單擊“確定”即可。以后要新建Office文檔時，只要雙擊桌面上的OSA快捷方式，就會彈出“新建Office文檔”窗口，從中選擇自己喜歡的模板文件，單擊“確定”按鈕，就會以選定模板為原型新建一個Office文件了。

利用這個方法來新建Office文件較在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便許多，因為有很多模板可供我們速擇。其實OSA還有一個參數，是“-f”，它表示“打開Office文件”，利用這個參數就可以快速打開Word的“打開”對話框。

當我們需要查找某文件時，經常只對內容有個大概的印象，而記不清確切的文件名。這時可以逐個打開文件尋找，也可采取逐個查看文件摘要的方法來加快查找速度。但兩種方法都費時且費力。有沒有更快捷的辦法呢？其實Word2002提供了快速查找文件的最佳方法。只要我們單擊選擇“文件→打開”命令，然后選擇打開對話框最右邊“工具”按鈕下的“查找”命令，此時會彈出一個“搜索”對話框，填入文件中的內容、文件類型（系統默認搜索帶doc擴展名的文件），并選擇搜索路徑（默認是從“我的文檔”文件夾中搜索），Word會把找到的所有文件名列隊顯示出來，雙擊它就可以打開。

在要保存的文檔窗口中按下F12鍵，就可以打開“另存為”對話框快速另存文件。

對于包含超鏈接對象的文檔，如果想快速打開超鏈接所指向的文檔，只需按住Ctrl鍵并單擊超鏈接文字即可打開相應的鏈接文檔。

由于“快速保存”每次只保存改變過的內容，所以用它來保存文檔最節省時間。設置啟用快速保存的方法:單擊“工具→選項”命令;在“選項”對話框中選擇“保存”標簽，然后選中“允許快速保存”復選框即可。啟用快速保存后，可快速打開和保存文檔。

在打開的Word窗口中按“Ctrl+F12”鍵，就會打開文檔“打開”對話框，選中文檔就可以快速打開新文件。

如果要想關閉當前打開的文檔，可以按“Ctrl+W”鍵，就可以立即關閉它，對于沒有保存的文檔，系統會提醒你進行保存。

當我們想把文檔中的部分內容保存下來時，可以使用Word2002中的文檔碎片的功能。在文檔中選中要保存的內容，將其拖動到桌面上，它將自動在桌面上存為一個文檔片斷文件，當你需要將其插入另一文檔時，直接把它從桌面上拖到插入點處即可。如果雙擊這個文檔片斷文件，可以在新窗口中打開它。

如果在啟動Word的同時能自動打開“打開”對話框，這就會大大加快我們打開文檔的速度，提高工作效率，但Word中并沒有這個功能，要想實現這個目的，我們可以這樣做

2.在“宏名”框中輸入宏名，如“aaa”，單擊“創建”按鈕打開宏編輯器

3.在“Subaaa（）”和“EndSub”之間輸入語句“Dialogs（wdDialogFileOpen.Show）

5.關閉Word，重新啟動Word，就可以直接打開“打開”對話框。

我們對Windows中的搜索對話框并不陌生，不過，如果要搜索Office系列的文件，如DOC、XLS、PPT等，則可以到Office安裝目錄＼Office10文件夾下雙擊一個名為FINDER.EXE的程序，啟動后，即可看到專業的Office文件查找器，從中可以選擇查找文件的類型，有任何類型的Outlook項目、任務、便箋、文件、文件（Outlook／Exchange）、日記條目、約會與會議、聯系人、郵件，再選擇一下文件類型（默認為Office文件），在“名稱”中輸入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中輸入要查找文件中包含的文字（這樣查找起來將會更加準確），單擊“開始查找”按鈕后就可以查找到相應的文件。雙擊查找后的文件會將它打開。

注意:利用該查找器選擇起始搜索文件夾時是可以同時選擇多個文件夾的，這一點是Windows的搜索文件功能所不具有的，而且，由于Office中文件的結構較為特殊，用Windows的包含文字搜索功能有時往往找不出自己想要的文件，但使用這個工具卻可以很容易就查找出來，對于我們更高效地管理Office文件是很有用的。

3.雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進行搜索

4.單擊選中文件，要查看文件屬性，如文件長度、創建日期、主題、統計信息、最后修改日期等，單擊“工具”按鈕中的“屬性”命令即可。

日常的文件不僅數量多，而且種類也數不勝數，如果存放的位置不固定，查找的時候，就要花費大量的時間。怎么才能在一大堆文件中，準確而快捷地找到所需要的Word文件呢?我們可以單擊“文件”菜單中的“打開”，或者在工具欄上直接單擊“打開”按鈕，在對話框中單擊“歷史”按鈕，在文件類型中選擇“所有Word文檔”這一項，這時你會發現，對話框中列舉了你所有打開過的Word文件，選中需要的文件雙擊就可以打開。

方法一:單擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Word文檔即可。

方法二:用鼠標從“我的電腦”中將Word應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創建快捷方式”以創建它的快捷方式，啟動時只需單擊其快捷方式即可。

右鍵單擊“開始→程序”菜單中的“MicrosoftWord”選項，在彈出的菜單中選擇“屬性”選項，打開該快捷方式的屬性對話框，點擊“快捷方式”選項卡，在“快捷鍵”框中，你可以為其設置一個快捷鍵，如“Ctrl+Alt+W”（系統默認用“Ctrl+Alt”組合鍵），以后直接按下“Ctrl+Alt+W”組合鍵，即可啟動Word。

先選中一處文本，然后在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在其它文本上拖拉，可以選中多處不連續的文本，并可以一次性完成被選中文本的復制（剪切）與粘貼操作。

單擊“視圖→任務窗格”命令，打開“任務窗格”窗口，單擊標題欄右側的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務窗格可見。然后反復對多處文本執行復制（剪切）操作，將多處文本復制（剪切）到剪貼板中（Word2002剪貼板最多可以容納24條復制內容），最后將光標移到需要粘貼的位置，可通過單擊剪貼板上相應的條目逐一粘貼，也可按剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，把剪貼板上的所有內容一次性粘貼到當前文檔。

“雙行合一”命令本來是將選擇的兩行文字并排顯示的，其實對于一行的文本同樣適用。只需選擇一行中的文本，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，按”確定“按鈕，Word就會自動將選中的文字進行切分并排顯示。

先單擊“工具→自動更正選項”命令，選擇“鍵入時自動套用格式”標簽，在“鍵入時自動應用”下選擇“內置標題樣式”，然后按“確定”按鈕�，F在輸入文字后連續按兩次Enter鍵就自動將輸入的文字變成標題。

按下“Ctrl+C+C”鍵（即在按住Ctrl鍵的同時連按兩下字母C），可以快捷打開“剪貼板”任務窗格。

如果你發現自己經常需要輸入長單詞，就應該考慮設置輸入快捷鍵，這樣你只需要輸入單詞的一部分，剩下的由Word來完成。例如，我想輸入“電腦報”，我只需輸入“DNB”，然后按空格鍵，Word會自動拼寫所有的單詞。

1.單擊“工具→自動更正選項”命令，在“自動更正”選項卡中選中“鍵入時自動替換”復選框

3.在“替換為”一欄中，鍵入單詞的完整的拼寫，例如“電腦報”，單擊“添加”按鈕

現在你可以利用這個技巧快速地鍵入人名、科技術語，以及所有你要輸入的詞。而且，一旦你在自動更正列表中加入新的條目，在PowerPoint和Outlook也將起作用，當然了，前提是你已經將Word設置為你的默認的E-mail編輯器。

Word2002允許我們打開多個文檔進行編輯，每個文檔都會在任務欄上顯示一個圖標，要想切換到不同的文檔，就需要單擊任務欄中的圖標，事實上這種切換方式并不方便，如果在工具欄上有切換文檔的按鈕那就太好啦。下面我們就來在工具欄上添加這些按鈕，單擊“工具→自定義→命令”，在類別列表中選取“所有命令”，然后在右邊的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”兩個命令，將其拖放到工具欄上，這兩個命令將分別顯示為“下一窗口”和“上一窗口”兩個按鈕，其功能就是向前和向后切換文檔，有了它們，我們就可以很方便地在文檔間進行切換了。

選擇一種通用漢字輸入法（不包括“智能五筆”和“萬能五筆”等），按住Shift鍵不放并按下主鍵盤區的數字6鍵即可快速輸入省略號。

常規方法輸入漢字容易，若想輸入漢字偏旁卻不太容易。下面我們就來看如何輸入，單擊“插入→符號”命令，在彈出的“符號”對話框中選擇“符號”選項卡，在“字體”下拉列表中選擇“普通文本”，在“子集”框中選擇“CJK統一漢字”，然后就可以在下面的列表中選擇你所需要的偏旁，選中之后，單擊“插入”按鈕就可以把它插入到當前文檔中。

4.上下顛倒的“?”號:按“Shift+Alt+Ctrl+?”組合鍵即可輸入。

單擊“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，選擇“特殊字符”選項卡，在下面的列表中有“商標”、“長矩線”、“版權所有”、“段落”、“小節”、“空格”等特殊字符，選中它，單擊“插入”按鈕即可。

如果你想在文檔中插入一個特殊的符號，除了用插入圖片的方法外，還有一些更為簡便的方法，例如輸入一個數字“8”，將其字體設置為Wingdings，即出現一個鼠標的符號。為什么會有這種方法呢？這主要是因為在字體列表中有幾種字體，如:Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MSOUTLOOK，它們是定義特殊符號的，你可以試著用不同的字體，就會得到意想不到的結果。需要注意的是，不同的字體定義了不同的符號，這些符號的內容非常豐富。知道了這個方法，以后你就可以輸入一些奇特的符號了。

選擇智能ABC輸入法，要輸入“十、百、千、萬”等單位，可以在輸入i后輸入s、b、q、w，然后打回車即可。

可能我們都有這樣的體會，當文檔中有多個大寫數字或大寫金額要輸入時，一個個地輸入非常麻煩。其實，在Word2002中可以很容易地實現大小寫之間的轉換，只要點擊菜單“插入→數字”，在“數字”文本框中輸入需要的數字，再在“數字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。

另外一種方法是:直接輸入阿拉伯數字（如763210），選中它們后，使用“插入→數字”命令，在彈出的“數字”對話框中，選中“數字類型”下面的“壹、貳……”項后確定，則阿拉伯數字轉換成大寫數字。反之亦然，可以把大寫數字變成小寫數字。

眾所周知，在Word中按F4鍵可以緊接著重復輸入已輸入過的內容。但重復的內容對于不同的輸入法略有區別:對于英文輸入，F4重復的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內容（包括回車換行符）。而輸人中文，用微軟拼音輸入法時，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下面會有虛線，整個虛線上的內容作為一個詞條，按回車后，再按F4鍵，重復的將是整個詞條。對全拼、五筆及智能ABC輸入法，按F4鍵則重復的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內容。

按下“Shift+Alt+D”鍵，即可快速輸入隨系統時間改變而改變的即時日期（時間）。

一般情況下，我們在起草文件時，日期都是在文件的右下角，在輸入日期后我們要手動把它調整到文檔的右邊，比較慢。利用下面的方法，只須你單擊一鍵，就能讓日期自動定位到文檔右邊。具體的操作是:單擊“工具→自動更正選項”命令，選擇“鍵入時自動套用格式”標簽，在“鍵入時自動應用”項目下選擇“內置標題樣式”，然后按“確定”按鈕。現在輸入日期后按Enter鍵日期就會自動移到文檔右邊指定的位置。

選中需要復制的文本，在按住Ctrl鍵的同時，按住鼠標左鍵，將其拖放到需要的位置后松開，即可快速完成對所選文本的復制操作。

利用“Alt+Ctrl+Num+-（數字小鍵盤上的連接號）”組合鍵可以用來輸入破折號，而且在英文狀態下輸入的破折號中間沒有間斷，就像一條直線;在中文輸入法狀態下，可以輸入間斷的破折號。

一般情況下我們輸入字符，要打開相應的菜單進行選擇，或者用輸入法中的軟鍵盤來進行輸入，這樣效率都比較低。實際上在Word中就提供了一個快速輸入特殊字符的方法，單擊“工具→自動更正選項”命令，打開自動更正窗口，在“自動更正”選項卡中選中“鍵入時自動替換”選項，在“替換”框中輸入用來作為替換時要輸入的單詞，如“換”;在“替換為”框中輸入要替換的特殊字符，如“★”，單擊“確定”按鈕，以后在Word中要想輸入五角星這個特殊符號時，只需輸入“換”字，Word就會自動顯示出“★”號。

“公式編輯器”是Word2002中一個十分實用的組件，利用它可以很方便地插入各種數學公式，但它是一個可選組件，在默認安裝狀態下沒有安裝，要想使用它，首先要安裝。在安裝對話框中選擇Office工具中的“公式編輯器”在本機運行就可以進行安裝了。